Corporate Receptionist

Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung?

Als Teil unseres Empfangsteams spielen Sie eine Schlüsselrolle beim Empfang von Mitarbeitern, Besuchern und externen Dienstleistern und stellen dabei die Einhaltung der Vorgaben unserer Kunden sicher.

Wir suchen eine erfahrene Empfangskraft mit Hintergrund im Unternehmensumfeld – idealerweise mit Erfahrung in großen Organisationen oder multinationalen Konzernen. Sie sprechen fließend Deutsch und Englisch, arbeiten proaktiv und bewahren auch in herausfordernden Situationen einen kühlen Kopf? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Über die Position

Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr

Standort: Berlin-Mitte

About The Role

o Empfang & Hospitality-Management: Sie fungieren als erste Anlaufstelle für den Kunden und sorgen für eine einladende, professionelle und sichere Umgebung für alle Mitarbeitenden, Bewerbenden, Gäste und Führungskräfte.

o Besuchermanagement & Zutrittskontrolle: Empfang von Besuchern, Identitätsprüfung, Durchführung von Sicherheits-Check-ins, Ausstellung von Besucherausweisen sowie Benachrichtigung der zuständigen Ansprechpartner beim Kunden.

o Post- und Paketmanagement: Annahme, Sortierung und Erfassung von eingehender Post, Kuriersendungen und Expresspaketen sowie Benachrichtigung der internen Empfänger.

o Unterstützung bei der Logistik für ausgehende Post bei Bedarf.

o Telefon- und Kontaktmanagement: Entgegennahme zentraler telefonischer Anfragen, Weiterleitung von Anrufen an die richtigen Stellen sowie Verwaltung des allgemeinen Posteingangs.

o Ticketing für den Workplace Service Desk: Bearbeitung des Workplace Service Desks über Jira; Überwachung, Priorisierung (Triage) und Aktualisierung von Support-Tickets (Bereich Facility/Arbeitsplatz), die von Mitarbeitenden eingereicht werden.

Anforderungen

o Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.

o Hervorragendes persönliches Auftreten.

o Erfahrung in der Kommunikation auf Führungsebene (sowohl schriftlich als auch mündlich).

o Kundenorientierte Problemlösungs- und Konfliktlösungskompetenz.

o Sicherer Umgang mit digitalen Office-Tools, einschließlich Jira Service Desk, elektronischen Besucherregistrierungssystemen und Systemen zur Ausstellung von Besucherausweisen.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld einsetzt. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Nationalität, Behinderung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen berücksichtigt.
Aufgrund der besonderen Anforderungen unserer Tätigkeit im Sicherheitssektor müssen Bewerbende die Voraussetzungen für den Erhalt und die Aufrechterhaltung der jeweils erforderlichen Sicherheitsfreigabe erfüllen.

Required Criteria

• Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache

Skills Needed

Customer Service, Reception skills, Organisational skills

About The Company

Since its founding in 1969, Provincial Security Services has grown into a senior player in Ireland’s private security sector. The company provides uniformed guarding, front-of-house reception, CCTV and access control solutions, and bespoke security systems. As an employer, Provincial emphasises training, professional development and recognition, maintaining high operational standards and multiple quality accreditations. Proudly Irish-owned, the organisation values reliability, trust, and integrity in its service delivery. For people seeking a career in security, Provincial delivers a blend of technology, ethical practice and human-centred support in a company that upholds quality, employee care and continuous improvement.

Company Culture

Provincial fosters a supportive, inclusive culture where employees are genuinely valued. Being family-owned, the company strives to treat staff more like colleagues than simply workers. Management is regularly on-site, listening to staff concerns, sharing the company’s successes (and learning from missteps), to build trust and a sense of ownership. The core values—Duty of Care, Respect, Belonging and Our Voice—inform how the company interacts with clients, staff and partners. Diversity is actively encouraged, with efforts to support people of different abilities, genders, backgrounds and experiences. Flexibility and fairness are important parts of how Provincial works, helping staff balance life and work, especially in shift or field-based roles.

Company Benefits

Why Work With Us? 

• Comprehensive company induction and onsite training to support you in your journey with us 

• Competitive salary 

• Online EAP portal/app with counselling, wellness resources, selection of benefits, including discounts for shopping, holidays and more

• Career development through training and education programmes

• Friendly and inclusive workplace culture in line with our Core Values

• Team building activities, including soccer tournaments, volunteering days, summer BBQ and other company-wide events

Looking after our team is important to us. As well as the benefits listed above, we also offer holidays, bike to work scheme, mental health supports, refer a friend scheme, Christmas savings club and more. If there’s something important to you not listed above, talk to our team.

At Provincial, we embrace diversity and create an environment where everyone, regardless of gender, sexual orientation, cultural background or disability, can flourish and succeed. If you don’t meet all the criteria, don’t worry; we welcome individuals of all genders, nationalities, and sexualities to apply for positions within our company. Your journey with us begins when you believe in yourself and in the endless possibilities we offer.

Vacation, Paid time off, Paid sick days, Retirement plan and/or pension, Employee development programs, Tuition reimbursement, Employee discounts, A diversity program, Cycle to work, Referral bonus, Competitive salary, Employee Assistance Scheme, Work With Charities, Social Opportunities, Employee of the Month, On the job learning, Access to Health & Wellbeing app, Bereavement leave, Staff celebration events, Company employee App

Salary

€22.10 per hour